ДФС пояснює, за яким курсом розраховувати звіт про використання коштів при поверненні із закордонного відрядження.
Згідно з п. 4 розд. I Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59, підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження. Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті.
Пунктом 17 розд. III Інструкції встановлено, що після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження (далі – Звіт). Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із Звітом) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у грошових одиницях, в яких було надано аванс, у встановленому законодавством порядку.
Разом із Звітом подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).
Строки подання Звіту встановлені у п.п. 170.9.2 та п.п. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VІ. При цьому суми невитрачених коштів повертаються платником податку в касу або зараховуються на банківський рахунок підприємства до чи під час подання зазначеного звіту.
У випадку неповернення невикористаної суми авансу в касу або на рахунок підприємства в банку у встановлені строки, така сума підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб (п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ).
Тобто, відшкодування витрат на відрядження за кордоном за умови наявності підтверджуючих документів здійснюється у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на дату:
отримання авансу – у разі якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті відповідають сумі отриманого авансу;
погашення заборгованості підприємством – у разі якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти працівнику (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу);
погашення заборгованості працівником – у разі наявності суми невикористаного авансу (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу).
